Unternehmen
Die Merck (Schweiz) AG ist als selbständiges Handelsunternehmen die offizielle Vertreterin der Merck KGaA Darmstadt. Sie beschäftigt rund 80 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Das Zentrum aller geschäftlichen Aktivitäten befindet sich in Dietikon bei Zürich. Weitere logistische Stützpunkte sind in Altdorf. Die Merck (Schweiz) AG vertreibt Pharmaprodukte und ausgewählte Spezialchemikalien.
Aufgabenstellung
Die immer kürzer werdenden Planungs- und Reportingzyklen – so müssen die Umsatzdaten bereits am zweiten Arbeitstag für das Reporting zur Verfügung stehen, die Monatsabschluss-Kosten am 6. Arbeitstag – zwangen die Verantwortlichen der Merck (Schweiz) AG dazu, einen neuen Weg für eine einfachere und effizientere Planung- und Analyseplattform zu suchen. Zudem mussten immer mehr unterschiedliche Artikelstrukturen abgebildet und ausgewertet werden können, so dass eine Lösung gesucht werden musste, die in der Lage war, die vorhandenen Daten nach unterschiedlichsten Kriterien aufzubereiten und in einer einfachen und flexiblen Form zur Verfügung zu stellen.
Bei der Realisierung einer neuen Lösung standen dabei folgende Anforderungen im Vordergrund:
Lösung
Die Merck (Schweiz) AG hat gemeinsam mit der CONTOOL St. Gallen AG ein integriertes Konzept für die Planung- und Berichterstattung entwickelt. Das so entstandene MIPS umfasst drei zentrale Bereiche:
Umsatz-, Kosten- und Ergebnisrechnung und Personalkostenplanung
Währenddem bei der Kostenrechnung für alle Bereiche das selbe Konzept verwendet werden konnte, musste für die Umsatzplanung für die zwei Kernbereiche: Pharma und Chemie teilweise unterschiedliche Lösungen realisiert und in der Ergebnisrechnung zusammengeführt werden.
Die beiden Bereiche, Pharma und Chemie, ihrerseits gehen von einer Absatzplanung pro Artikel aus, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Preise und Margen werden zentral geplant und der Planung zur Verfügung gestellt.
Allen Bereichen werden während der Planung jeweils die laufenden und Vorjahreszahlen sowie die Planung der letzten Periode zur Verfügung gestellt.
Die Kostenstellenplanung ist pro Kostenstellen und Sachkonto eingerichtet, wobei eine Planung nur dort vorgenommen werden kann, wo bereits Kosten gebucht worden sind bzw. die durch den Planungsverantwortlichen freigegeben wurden.
Eine Zusammenführung der nach geplanten Umsatz- und Deckungsbeitragszahlen sowie der Kostenstellenkosten findet auf der Stufe von sog. SGE (strategischen Geschäftseinheiten) statt. Dazu mussten im Planungs- und Reportingtool die gleichen Rechen- und Umlagelogik wie im ERP abgebildet werden, was es nun erlaubt, das Ergebnis der Planung jederzeit auf den Verdichtungsstufen SGE Geschäftsfeld Gesamtunternehmen zu prüfen.
Im Laufe des Projektes kam hinzu, dass nicht nur die aktuellen Strukturen im Bereich Produkt und Organisation abgebildet werden mussten, sondern dass man gezwungen war, während der Planung auch die künftigen Strukturen abzubilden. Da das operative System nicht in der Lage war, unterschiedliche Strukturen (Artikelstamm, Kostenstellenstamm) gleichzeitig zu verwalten, mussten die entsprechenden Anpassungen bereits im Vorfeld im Planungstool vorgenommen werden und die Ergebnisse der neuen Geschäftsfelder mussten bereits hier ermittelt werden können.
Für die zeitgerechte Bereitstellung der Ist-Daten werden zum Teil automatisch zum Teil über Excel Downloads die Verkaufsstatistik und die Daten der Kostenrechnung auf einem zentralen Server zur Verfügung gestellt., die dann jeweils über eine automatisierte Schnittstelle übernommen werden können. Bevor die Bewegungsdaten importiert werden, wird der aktuell gültige Artikelstamm übertragen, um so einen vollständige Datenübernahme zu gewährleisten. In einer zweiten Ausbaustufe wurden die Umsatzzahlen nicht nur nach Artikel (ca. 2’000) sondern auch nach Kunden strukturiert, um für Reportingzwecke verwendet werden zu können. Zusätzlich musste also noch eine Kundenstammdatenübernahme eingerichtet werden, die den gesamten Kundenstamm in der Planungs- und Reportingdatenbank aufbaut.
Umgesetzte Konzept-Komponenten
