Ferrum AG – Vom Standardbericht bis zum Einkaufscontrolling

Informationen im Überblick statt seitenweiser Datenwüsten

„Früher gab es aus dem Controlling seitenweise Informationen, durch die man sich durchkämpfen musste. Infor bietet gute Möglichkeiten zur grafischen Darstellung wie beispielsweise Z-Charts, aus denen man auf kleinstem Raum viele Informationen herauslesen kann.” —Roger Leimer, Leitung Controlling, Ferrum AG

 

Über Ferrum AG

Die familiengeführte Ferrum AG hat sich weltweit einen Namen für Maschinen und Automaten insbesondere für die Lebensmittelund Getränke- sowie die Chemie- und Pharmaindustrie gemacht. In der unternehmenseigenen Gießerei und Produktion an den Standorten in Rupperswil und Schafisheim werden die grundlegenden Teile für die Geschäftsbereiche Conserventechnik und Zentrifugentechnik hergestellt. Im Geschäftsbereich gewerbliche Waschtechnik, etwa für die Autowäsche, tritt die Ferrum AG als Zwischenhändler und Service-Anbieter auf. Der Präzisionsanspruch in Kombination mit innovativen Lösungen zieht sich durch das gesamte Unternehmen – und findet sich auch im Controlling wieder wo das Unternehmen auf Infor BI setzt.

 

Grundanforderung: Flexibilität und Verlässlichkeit

Präzision trifft bei der Ferrum AG auf Innovation, so auch im Controlling: Dort kommt bereits seit 2009 Infor BI zum Einsatz. Herzstück der IT-Landschaft ist ein zentrales ERP-System. Für jegliche Berichte sowie für das Standard-Reporting wurden lange Zeit Informationen manuell aus dem ERP-System gezogen und in Excel dargestellt. Zusätzlich kam ein externes BI-System zum Einsatz. Aus Controlling-Sicht war die Performance des Systems, in Bezug auf Zuverlässigkeit, Flexibilität und Visualisierungsmöglichkeiten nicht ausreichend. Gewünscht war eine einzige und zuverlässige Quelle, mit benutzerfreundlichem Zugang zu den Daten. Für die Anbieterauswahl holte sich Ferrum Unterstützung bei der CONTOOL St. Gallen AG. Das IT-Beratungshaus, spezialisiert auf Management-Informationssystemen, überzeugte Ferrum durch die hohe Flexibilität der Lösung und das Know-How des Anbieters von Infor BI. CONTOOL half dann, zwei Kernanwendungen der Lösung zu implementieren: Infor BI Office Plus für eine Excel-orientierte Berichterstattung und Application Studio als Web-Frontend für Standardreportings sowie für die Planungs- und Konsolidierungsunterstützung.

 

Einführung positiv aufgenommen

Roger Leimer, Leitung Controlling bei Ferrum, ist in seinem Team hauptsächlich für Infor BI zuständig: „Das Positive an Infor ist, dass man als Berichtsdesigner schnell in die Lösung hineinwächst. Weil die Oberfläche auf Excel basiert, kennt man vieles schon und kann sich auf Erweiterungen und Zusatzfunktionen konzentrieren.” Schritt für Schritt konnte so das Berichtswesen erweitert werden: Anfangs erhielt nur das Management Monatsreports. Zwar bleibt die Geschäftsführung der wichtigste Adressat, aber nun gibt es die Helikopter-Sicht für verschiedene Gruppen im Unternehmen. „Wir sind mit relativ einfachen Kennzahlen wie den fakturierten Umsätzen, Auftragseingängen und dem Auftragsbestand gestartet. Die dafür notwendigen Daten werden – zum Teil automatisiert – aus unserer eigenen OLAP-Datenbank über den Cubeware Importer in Infor BI geladen. Über Application Studio stehen Berichte nun jederzeit zum Download zur Verfügung – damit steigt die Nachfrage, […]. Jetzt lässt sich beispielsweise abrufen, welche Aufträge hinter dem Umsatz stecken, wie sie in Bezug auf den Deckungsbeitrag abgeschnitten haben und welche Ersatzteilaufträge noch vorgesehen sind. So dringen wir immer weiter bis zum Basisanwender vor”, erzählt Roger Leimer.

 

Infor BI fördert Kommunikation

Statt in Excel verfolgt ein Controller nun ein Projekt online in Infor BI und stellt Auftragslisten, z.B. mit Informationen zu Deckungsbeiträgen, bereit. Diese kann der jeweilige Abteilungsleiter dann selbständig aufrufen. Mehr Austausch besteht auch zwischen Vertrieb und Finanzbuchhaltung: Über die integrierte Kommentarfunktion stimmen sich die Bereiche zu Debitoren ab. Vertriebsmitarbeiter vermerken online, welche Fristen sie mit säumigen Zahlern ausgemacht haben, so dass die Finanzbuchhaltung Zahlungserinnerungen und Mahnungen darauf abstimmen kann. „Mit Infor können wir zudem dem Trend zu Geschäftsdiagrammen Rechnung tragen”, sagt Roger Leimer. „Früher gab es aus dem Controlling seitenweise Informationen, durch die man sich durchkämpfen musste. Infor bietet gute Möglichkeiten zur grafischen Darstellung wie beispielsweise Z-Charts, aus denen man auf kleinstem Raum viele Informationen herauslesen kann.”

 

Sichtbare Fortschritte

Auf der Basis der Ist-Berichte setzt Ferrum nun auch die Planung für alle Geschäftsbereiche auf. Absatzerfolgsrechnung und Kostenstellenrechnung mitsamt Personalplanung laufen standardisiert in ION BI ab, so dass sich nun die Gesamtplanung direkt ableiten lässt. Beim Aufbau der Planung hat CONTOOL sein Wissen eingebracht: „Die Erfahrung von CONTOOL hat uns sehr geholfen, unsere Projektvorstellungen rasch und zielgerichtet in die richtige Richtung zu lenken”, blickt Roger Leimer zurück. „Wir können jetzt unsere Ist-Berichte gleich neben die Planung setzen und beides mit wenigen Mausklicks aktualisieren.” Diese Geschwindigkeit, Zeitersparnis und Datenkonsistenz verbunden mit einfacher Handhabung gehören laut Roger Leimer zu den Hauptvorteilen von Infor BI.

 

Neues Projekt mit Infor BI angestoßen

„Der Schweizer Franken hat sich sehr stark entwickelt. Wir wollten prüfen, welche Erfolge wir über den Währungskurs, insbesondere über den Einkauf, erzielen können, um Nachteile im Export zu kompensieren”, so Roger Leimer. Jetzt kann genau analysiert werden, was wo und in welchen Ländern und Währungen eingekauft wurde. Entsprechend verbessert sich die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Zusätzlich wurden Abfragen für alle Beschaffungsvorgänge bis auf Artikelebene hin eingerichtet. Daraus ergibt sich auch die Grundlage für Make-or-Buy-Entscheidungen. „Mit Infor haben wir ein gutes Benchmarking aufgebaut, an dem wir unsere eigene Produktion je nach Preisentwicklung ausrichten können”, schließt Roger Leimer.